設(shè)想活動的全過程，確定對相應(yīng)活動空間的要求。考查可行性并開始制作成本報表。要盡量做到具體詳細(xì)。如果視聽設(shè)備和舞臺搭建需要20英尺（約合6.1米）高的天花板，就應(yīng)當(dāng)在表格里寫清楚。當(dāng)然還必須包括提前布置和排練的空間。如果需要提前24 小時預(yù)訂宴會廳，以確保布置好的場地可以保留到活動當(dāng)天的話，也要列出來?；顒硬邉澒拘枰獮檠莩鋈藛T準(zhǔn)備一間化妝室，為員工準(zhǔn)備一間辦公室或安排一個區(qū)域擺放陳列物品，一定要在著手布置時通知會場方，好讓他們?yōu)槟泐A(yù)留出合適的空間。一旦合同簽訂完畢，縮減多余空間比想方設(shè)法解決空間不足問題要容易得多。

 

 

　　為了準(zhǔn)備一份精確的預(yù)算，需要照顧到活動的方方面面，盡量把所有可能的成本都考慮在內(nèi)。在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多不同的事項要計入成本，如辦理街道停車許可證、聘請下班的警務(wù)人員等，這些費用應(yīng)列入成本中的哪一項以及支付這些費用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據(jù)變化增減項目。正如前面提到的，隨時掌握開支情況是很重要的，這樣你就可以及時調(diào)整并具有足夠的資金確?；顒右氐耐暾@些活動要索是實現(xiàn)公司活動目標(biāo)的必要元素?？傊?，合適的活動地點為實現(xiàn)一切設(shè)想發(fā)揮著重要的作用。

 

 

　　例如，某活動想通過場景布置帶來一種暫華的感覺，使其成為在未來幾年中人們所律津樂道的活動，就像在沙漠里閃爍的星空下，由知名音樂家為客人獻(xiàn)上的專場交響樂演出。你可以讓客人在日落時分乘坐然氣球到達(dá)，著陸時送上香檳。在策劃富有創(chuàng)意活動的同時，也要考慮到活動地點的實際成本問題，例如，萬一天氣狀況或風(fēng)力情況不適宜熱氣球飛行，就要有后備的交通工具、為不愿意乘坐熱氣球的嘉賓準(zhǔn)備的交通工具、返程的交通工具（因為熱氣球在天黑后無法飛行）、一個透明的塑料賬篷（適于天氣不好時使用）、一個烹飪帳篷、衛(wèi)生間、運送設(shè)施到沙漠的車輛、隨時待命的醫(yī)療援助、保安、燈光設(shè)施、取暖設(shè)備、供電與備用發(fā)電機(jī)以及負(fù)責(zé)處理異常情況的監(jiān)察員等。當(dāng)把所有的費用納人預(yù)算后，你可能會發(fā)現(xiàn)在沙漠里舉辦這樣一場特殊活動的費用實在太高，轉(zhuǎn)而考慮其他的方案或者看看成本報表中哪里還有可以調(diào)用的資金以實現(xiàn)你最初的設(shè)想。任何情況下都要清楚地知道資金狀況，以做出明智的決定?；顒硬邉澲茉敚顒訄?zhí)行按部就班，才能保證最后不出現(xiàn)“意外”。提前了解各項成本，才能做出明智的決定。